A medida que la pandemia del coronavirus ha avanzado, las reuniones de la sala de conferencias se han trasladado a aplicaciones de videollamadas en línea. Si eres nuevo en las videoconferencias, no os preocupéis, ¡estamos aquí para ayudarte!
Cierra otras aplicaciones para obtener el mejor rendimiento
Antes de comenzar tu videoconferencia, tómate un tiempo para guardar tu trabajo y cierra las aplicaciones que no necesitarás. Especialmente deseáis cerrar cualquier programa que contenga datos personales o use demasiada potencia de CPU.
Demasiadas aplicaciones abiertas ralentizarán tu ordenador mientras estás en una videollamada. Esto se debe a que la llamada en sí misma requiere muchos recursos, especialmente si estás en un ordenador portátil liviana. Si ves que la aplicación de videoconferencia comienza a retrasarse, cierra todas las demás aplicaciones abiertas.
Toma precauciones antes de compartir tu pantalla
Si vais a compartir tu pantalla durante las videoconferencias, es una buena idea tomar precauciones adicionales para que las personas no puedan ver nada privado o potencialmente vergonzoso. Primero, ve a tu navegador y cierra todas las pestañas, especialmente cualquier cosa que no quieras que nadie más vea.
A continuación, habilita el modo No molestar en tu ordenador Mac o Windows. Esto asegura que otros no verán accidentalmente mensajes de conversaciones privadas cuando compartas tu pantalla.
Comprueba la conexión a Internet
Antes de su llamada, use una herramienta de prueba de velocidad, como Fast.com o Speedtest.net, para probar tu velocidad de Internet. Si no estás obteniendo suficiente velocidad, acércate a tu enrutador Wi-Fi.
Elija un punto brillante y un fondo neutro
Es mejor hacer las videoconferencias en un lugar con mucha luz natural. De esta manera, tu cara estará clara. Sin embargo, si tu habitación no tiene mucha luz solar, intenta sentarte bajo una luz fluorescente suave (nada demasiado duro).
También es mejor elegir un lugar con un fondo neutral, nada demasiado ocupado. Si solo te sientas frente a una pared, eso debería estar bien.
Si no podéis encontrar un fondo adecuado, podéis intentar difuminar tu fondo en Skype. Si está utilizando Zoom, incluso podéis cambiar a un fondo virtual.
Prueba el vídeo y el audio
Antes de comenzar una videollamada, asegúrate de que tus dispositivos de vídeo y audio estén conectados y funcionando correctamente. La mayoría de las herramientas de videoconferencias tienen un servicio de llamadas de prueba. Mira debajo de las opciones o el menú de configuración en tu aplicación de videoconferencia.
Por ejemplo, en Skype, podéis ir a la sección «Audio y vídeo» en «Preferencias» para hacer una llamada de prueba.
Coloca la cámara a la altura de los ojos.
Es importante que coloques la cámara al nivel óptimo. Intenta ponerlo a la altura de los ojos para que no mires hacia arriba o hacia abajo. Realmente no deseas que tus colegas le examinen la nariz durante una reunión importante.
Además, cuando esté hablando, no te mire a ti mismo ni a la ventana de chat, mira directamente a la cámara. De esta manera, otros no sentirán que estás distraído.
Consigue un mejor micrófono o cámara
Para llamadas ocasionales, el micrófono y la cámara incorporados en tu ordenador portátil deberían funcionar bien. Pero si tu ordenador portátil tiene un par de años, es posible que note que el vídeo no es tan claro como la cámara de tu teléfono.
Si vais a ser parte de las reuniones en línea todos los días, podéis considerar comprar una mejor cámara y/o auriculares.
A continuación, intenta usar auriculares o audífonos cuando estés en las videoconferencias. Debido a la proximidad a tu boca, sonará mejor que usar el micrófono incorporado de tu ordenador portátil. Para evitar la latencia, usa auriculares con cable.
Organizar de antemano
Si estáis encargado de organizar las videoconferencias, intenta tener todos tus puntos de conversación y documentos listos de antemano. Si tus colegas necesitan ver un documento, envíalo antes de la llamada y asegúrate de que todos tengan acceso a todos los datos necesarios antes de la reunión de vídeo.
De esta manera, no tendrás que pasar los primeros minutos de la llamada esperando a que todos se pongan al día.
Vestir apropiadamente
El hecho de que estés trabajando desde casa no significa que puedas asistir a reuniones en pijama. Por supuesto, tampoco hay necesidad de exagerar con un traje completo de tres piezas. Encuentra un término medio y vístete en un negocio informal o formal, o sea cual sea el código de vestimenta en tu lugar de trabajo.
Sí, los pantalones son opcionales, pero ¿por qué arriesgarte? Si olvidas apagar la cámara antes de ponerte de pie en algún momento, podría ser desastroso.
Silenciarte cuando no estás hablando
Cuando estás en una reunión de vídeo con muchos participantes mientras estás en casa, es mejor mantenerte en silencio la mayor parte del tiempo. Solo activa tu silencio cuando necesites hablar.
Esto elimina cualquier ruido de fondo en su extremo. Además, si alguien entra en la habitación y comienza a hablar mientras está en una llamada (una posibilidad muy real ya que está en casa), no tendrás que apresurarte para encontrar el botón de silencio.
Enfócate como si estuvieras atendiendo en persona
Si bien es tentador usar el tiempo de las videoconferencias para mirar tu bandeja de entrada o leer artículos, probablemente no deberías hacerlo. Intenta prestar atención cuando alguien habla y mantén tus ojos en la cámara.
Básicamente, trátalo de la misma manera que lo harías en una reunión de la vida real. ¿Te estarías desplazando por los memes de gatos en Reddit si estuvieras en una sala de conferencias en este momento? Si no, tampoco lo hagas en una videollamada.
Si está escribiendo o mirando algo, sus colegas podrán decir que no está prestando atención.
Intenta mantener alejadas a las mascotas y a los niños, pero no te estreses
Si tenéis hijos o mascotas, es mejor pedirle a alguien que los cuide mientras realizas videoconferencias. Si no hay nadie más cerca para verlos, trata de involucrarlos en una actividad que disfruten, como ver dibujos animados.
Incluso si sigue estos pasos, tus hijos podrían irrumpir en la habitación, pero no os preocupéis demasiado por eso. Dada la situación actual, todos deberían ser bastante comprensivos.
Si esto sucede, pregúntales cortésmente a tus colegas si podéis alejarte por un momento, y seguramente lo entenderán.
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