¿Quieres aprender a utilizar Zoom como un experto? Tranquilo, con este tutorial te ayudaremos. Y es que Zoom es una de las mejores aplicaciones de videoconferencia disponibles, que atiende a todos, desde empresas emergentes hasta agencias gubernamentales. Contribuir a su éxito es una versión gratuita ampliada y una interfaz fácil de usar.
Con casi todas las reuniones de trabajo que se llevan a cabo en el software Zoom hoy en día, es importante comprender cómo funciona este software. Estamos aquí con una guía paso a paso, para que incluso puedas utilizar Zoom como un experto.
Cómo unirse a una reunión de Zoom
Para aquellos de ustedes que están aprendiendo a usar la aplicación Zoom por primera vez, tenemos buenas noticias. Si deseas (o necesitas) unirte a una reunión de Zoom que otra persona programó, no necesitas crear una cuenta. Y en algunos casos, ni siquiera es necesario descargar e instalar un nuevo software.
Para unirte a una reunión existente, solo necesitas una de dos cosas: el enlace a la reunión o un ID de reunión.
Unirte con un enlace de Zoom
Si tienes el enlace, simplemente haz clic en él o pégalo en tu navegador. Recibirás un cuadro de diálogo que te pedirá que abras la aplicación Zoom.
Si deseas conectarte sin descargar, presiona Cancelar y haz clic en el botón Iniciar reunión nuevamente. En ese punto, verás una línea que dice ¿Tienes problemas con Zoom Client? Únete desde tu navegador.
Alternativamente, elije descargar la aplicación Zoom, que puede valer la pena si planeas usarla mucho. Una vez que la aplicación esté instalada en tu ordenador, presiona el botón Iniciar reunión. Se abrirá la reunión de Zoom y deberás ingresar el nombre que te gustaría usar para unirte.
En este punto, haz clic en Unirte con audio de ordenador para usar tu micrófono y escuchar a todos los demás. Si estás utilizando varias fuentes de audio, como auriculares Bluetooth o un monitor con altavoces, y deseas que el sonido salga a través de ellos, haz clic en Probar altavoz y micrófono. Luego, puedes elegir la salida correcta para tu audio.
Unirte con un ID de reunión
Puedes usar la ID de la reunión para unirte, en lugar de un enlace, pero primero debes descargar la aplicación Zoom.
Inicia la aplicación y haz clic en Unirte a una reunión. Luego, pega la ID de la reunión en la ventana emergente, junto con tu nombre para mostrar preferido. El resto de los pasos son los mismos que los anteriores. Ahora puedes comunicarte dentro de una reunión de Zoom.
Cómo crear tu propia reunión de Zoom
Al igual que en la sección anterior, existen varios métodos para crear una nueva reunión en Zoom, todos ellos requieren que tengas una cuenta. Sin embargo, como se mencionó anteriormente, la cuenta gratuita suele ser adecuada para la mayoría de las personas.
Con él, puedes tener tantas reuniones individuales como desees y albergar hasta 100 personas. Sin embargo, es importante mencionar que con una reunión de grupo (cualquier cosa por encima de dos personas), está limitada a 40 minutos. Por esa razón, si planeas organizar principalmente reuniones de equipo, es mejor ser Pro.
El primer método para crear una nueva reunión es iniciar la reunión y pedir a las personas que se unan. Esto es mejor para reuniones más improvisadas. Comience iniciando la aplicación Zoom y haciendo clic en Nueva reunión. Luego conéctate como de costumbre.
Dentro de la lista de participantes, hay un botón para invitar a más personas, que puedes seleccionar de tus contactos, enviándoles un enlace por correo electrónico o copiando el enlace y enviándolo a sus participantes a través de otras aplicaciones (como Slack).
Programación de una reunión de Zoom
La otra opción que tiene es programar una reunión para algún tiempo en el futuro y enviar la invitación a sus participantes. Puedes hacer clic en Programar en la aplicación de escritorio o iniciar sesión en el sitio web de Zoom y hacer clic en la pestaña Reuniones a la izquierda de la página, seguido de Programar una reunión. Ambos métodos te brindan aproximadamente las mismas opciones.
Estas opciones incluyen establecer un nombre y una descripción, una hora y una fecha de acuerdo con tu zona horaria (o una diferente, si lo deseas) y la duración. A continuación se muestran algunas funciones más avanzadas.
Primero, tienes la posibilidad de hacer de esta una reunión periódica. Entonces, si se repite una vez a la semana durante el próximo mes, por ejemplo, cada una de estas reuniones tendrá el mismo enlace. Luego, puedes elegir usar el código de acceso generado automáticamente o crear uno nuevo. Las cuentas gratuitas no permiten reuniones sin una contraseña.
Otra buena característica para familiarizarse es la sala de espera. Si lo habilitas, tendrás que autorizar la admisión de participantes manualmente. Esto significa que puedes asegurarte de estar listo para comenzar y luego admitir personas, o admitir a los oradores primero, por ejemplo.
Una vez que hagas clic en Guardar, la reunión aparecerá en tu agenda. Puedes invitar a personas copiando el enlace o copiando la invitación completa, que incluye el ID de la reunión, la fecha y la hora y el código de acceso.
Consejos y trucos para utilizar Zoom como un experto
Después de aprender los conceptos básicos, es hora de que aprendas a utilizar Zoom como un experto al comprender todas las funciones adicionales que pueden llevar una reunión al siguiente nivel.
Primero, existe la opción de compartir tu pantalla, que es la herramienta de colaboración definitiva. Puedes encontrar este botón en la parte inferior de la reunión de Zoom, y puedes elegir qué pantalla compartir, si también deseas compartir audio y permitir compartir con más de un participante.
En segundo lugar, está la opción de grabar su reunión, que también se encuentra en la parte inferior de la ventana Zoom. Esto es excelente si deseas enviar capacitación a personas que no pudieron asistir. Solo recuerda informar a tus participantes que estará grabando.
También hay un chat, donde puedes enviar mensajes privados o tener conversaciones grupales. Incluso puedes compartir archivos. No olvides silenciarte cuando no hable para evitar el ruido de fondo. Puedes hacerlo presionando el botón del micrófono en la parte inferior izquierda de la pantalla.
Para aquellos que usan Zoom desde casa, pueden optar por usar un fondo virtual. Esto te permite evitar revelar demasiado de tu vida personal. Encontrarás este botón en el menú junto a Detener vídeo. Tened en cuenta que esto solo funciona con ordenadores más nuevos.
Otra gran función de Zoom te permite integrarlo con tu Google Calendar, también de forma gratuita. Una vez que hagas eso, puedes crear un evento en tu calendario y elegir Zoom como la opción de videoconferencia.
Genera automáticamente una reunión a esa hora y día, un código de acceso y una invitación. Entonces, una vez que agregues personas a ese evento, recibirán todos los detalles.
Cómo usar Zoom en móviles
Zoom no es solo para tu escritorio; también funciona perfectamente en móviles, con una interfaz fácil de usar.
Después de instalar la aplicación, puedes unirte a una reunión o iniciar sesión. En la pantalla de inicio, después de iniciar sesión, verás todas sus próximas reuniones y podrás iniciar una reunión, unirte a una o compartir una pantalla. También puedes agregar personas a tus contactos de Zoom directamente desde tu teléfono.
Dentro de una reunión, las características son bastante similares a la versión de escritorio. Algunas características destacadas te permiten revertir la cámara, agregar sonidos para las personas que se unen o se van y se silencian al ingresar.
No tengas miedo de experimentar
Zoom tiene aún más opciones para explorar de las que hemos explorado anteriormente, y mejora con cada nueva actualización de software. Una vez que comprenda los conceptos básicos, puede abrir reuniones tu mismo y experimentar con todas las funciones. Puedes encontrar algo que sea exactamente lo que necesita para utiliza Zoom como un experto.
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