Las 6 mejores aplicaciones para trabajar desde casa

¿No podéis salir de casa, debido a la cuarentena del coronavirus, pero aun así necesitas aplicaciones para trabajar desde casa? Con el trabajo remoto en aumento, más personas realizan las tareas del día en casa. Según el Informe de estado remoto de 2019 de Buffer, a pesar de tener la libertad de trabajar desde cualquier lugar, la gran mayoría de los trabajadores remotos (84%) todavía prefieren hacer las cosas desde casa. Y ahora más, que el coronavirus ha obligado a las personas a permanecer en sus hogares.

Con esto en mente, es importante considerar los desafíos de realizar tareas desde la comodidad de tu hogar. Igualmente la implicación que esto pueda tener en el resto de tu vida familiar. Uno de los supuestos beneficios clave del trabajo remoto es lograr un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida. Pero otro es que aumenta la productividad.

Problemas cuando trabajas desde casa

Todo esto es genial, en teoría, pero la realidad nos muestra que el logro de estos beneficios no viene automáticamente. El mismo informe de Buffer también enumera las luchas más comunes que los trabajadores remotos dicen encontrar.

Es revelador que el problema más común citado es luchar para desconectarte después del trabajo. Y puedo decir que esto es algo con lo que definitivamente tengo problemas. Sin embargo, también puedo decir que esto está directamente relacionado con la productividad cuando las tareas toman más tiempo y luego comienzan a consumir mi tiempo personal.

La comunicación y la colaboración son una barrera obvia cuando trabajas en una ubicación diferente a la de tus compañeros de equipo. Pero esta es un área donde tenemos una gran cantidad de aplicaciones para trabajar desde nuestra casa a nuestra disposición. Más desafiante es el tema de las distracciones en casa y esto es algo más con lo que tengo que ser realmente disciplinado.

También puedo entender que la motivación es un problema cuando eliminas todos los empujones suaves. ¿Cómo cuáles? Como de tener superiores, compañeros de equipo y esa sensación de estar en el trabajo.

Estos son los desafíos que abordamos en este artículo y todas las aplicaciones para trabajar desde casa que verás a continuación, te ayudarán a superarlos.

1. Slack

Slack es una plataforma de masaje diseñada para equipos y es la herramienta de comunicación ideal para trabajadores remotos. La mensajería instantánea está organizada en canales, a los que los miembros del equipo pueden unirse y salir, según sea necesario, para que nadie reciba mensajes o notificaciones irrelevantes para ellos. Los miembros del equipo también pueden chatear fuera de los temas principales en hilos separados, lo que evita que estos mensajes interfieran con las conversaciones más centradas en el proyecto.

Características claves

  • Mensajería instantánea: comunicación en vivo entre cada miembro del equipo para una colaboración fluida.
  • Estados: los usuarios pueden establecer estados de disponibilidad para centrarse en tareas individuales según sea necesario.
  • Uso compartido de archivos: uso compartido de archivos de arrastrar y soltar para archivos PDF, imágenes, vídeos y otros tipos de archivos comunes.
  • Llamadas de voz y vídeo: llamadas de voz y vídeo directamente desde Slack.
  • Compartir pantalla: permite a los miembros del equipo mostrar su trabajo a otros en tiempo real para una colaboración más sólida.

Ahora, la clave para entender a Slack como trabajador remoto es la política de precios. Podéis usar Slack de forma gratuita, lo que te permite crear un espacio de trabajo único para equipos pequeños, mientras que las versiones de pago comienzan desde £ 5.25/mes por usuario activo. Idealmente, tu negocio (o la empresa para la que trabaja) pagará una versión en equipo de Slack para proporcionar a todos un espacio de trabajo totalmente colaborativo.

Sin embargo, la versión gratuita de Slack significa que los equipos pequeños dentro de una empresa pueden usar la herramienta entre ellos para mejorar su flujo de trabajo. Esto puede mejorar la colaboración dentro de los entornos de oficina, pero el beneficio real de Slack es para los trabajadores remotos que necesitan colaborar con los miembros del equipo en otros lugares, uno de los problemas más comunes citados por los trabajadores remotos.

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2. Google Drive 

Google Drive es la alternativa en la nube sin complicaciones a Microsoft Office, pero es mucho más útil para los trabajadores remotos que su rival de MS. La razón por la que digo esto es porque las funciones de colaboración y uso compartido de archivos en Google Drive funcionan mucho mejor que en Microsoft Drive.

Otro gran problema para mí es que las aplicaciones de MS (Word, Excel, etc.) se bloquean regularmente en Mac. No tengo ninguno de estos problemas con Google Drive y el único inconveniente real es que realmente necesitas estar en línea para usar Google Drive y Google Docs.

Características claves

  • Documentos: documentos de Word, hojas de cálculo, presentaciones y todos los documentos esenciales que damos por sentado en estos días, de forma gratuita.
  • Almacenamiento en la nube: el elemento de la nube de Google Drive es lo que lo hace tan útil para los equipos remotos, permitiéndoles crear, cargar, compartir y colaborar en archivos.
  • Colaboración: la colaboración en tiempo real en los archivos de Google Docs funciona sin que se produzca ningún retraso real y aquí es donde realmente supera a Microsoft Drive.

Google Drive te permite a ti y a otros miembros del equipo trabajar en el mismo documento de texto u hoja de cálculo en tiempo real. No hay un retraso notable y todos los participantes pueden ver los cambios que se están realizando, a medida que ocurren, mientras que los comentarios también se pueden dejar para líneas o celdas específicas dentro de cada documento.

Para la mayoría de los trabajadores remotos individuales, la versión gratuita de Google Drive debería ser más que suficiente. Si necesitas un almacenamiento en la nube mayor que el espacio predeterminado de 15 GB proporcionado de forma gratuita, podéis actualizar tu plan de almacenamiento sin pagar G Suite, que es esencialmente Google Drive para empresas.

Dicho esto, los planes de G Suite comienzan desde £ 8.28/mes por usuario, por lo que todavía estamos hablando de una plataforma altamente asequible, incluso para las empresas. Sin duda, Google Drive es una de las mejores aplicaciones para trabajar desde casa.

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3. Calendar

Si bien Google Calendar es un excelente calendario digital gratuito, no proporciona algunas de las funciones avanzadas que los trabajadores remotos suelen necesitar. Una alternativa más rica en funciones es el Calendario bien llamado, que conecta todos tus calendarios en una sola interfaz.

Características claves

  • Un calendario: el calendario se integra con todos tus calendarios (Google Calendar, Outlook, etc.) para mantener todo en un solo lugar.
  • Eventos sincronizados: cree eventos en Calendario o créelos en tus otras aplicaciones de calendario; siempre se sincronizarán.
  • Programación fácil: programa reuniones de equipo sin el correo electrónico habitual de ida y vuelta.
  • Análisis: el calendario proporciona informes analíticos para ayudarlo a aumentar la productividad.
  • Transcripciones de reuniones: transcripciones automáticas de tus reuniones.

Además de integrar todas tus aplicaciones de calendario, la función estrella de Calendar es la forma en que maneja las reuniones. En lugar de organizar chats de vídeo u otras reuniones con correos electrónicos vertiginosos entre varios miembros del equipo, Calendar te permite elegir y reservar horarios de reunión durante tus horas de disponibilidad al tiempo que garantiza que no haya conflictos con las reuniones o tareas existentes.

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4. Zoom

Zoom ofrece un conjunto completo de herramientas de videoconferencia y comunicación para empresas. Dicho esto, el producto destacado para nosotros (y la mayoría de los otros equipos remotos con los que estoy en contacto) es Zoom Meetings & Chat, que ofrece vídeo y llamadas de voz para equipos serios.

Características claves

  • Videoconferencias: los equipos remotos pueden realizar videoconferencias y videollamadas individuales.
  • Llamadas de voz: también puede realizar llamadas de voz grupales o individuales cuando no sea necesario realizar reuniones cara a cara.
  • Seminarios web: también puede usar Zoom para organizar seminarios web.
  • Mensajería: los miembros del equipo pueden enviar mensajes usando Zoom.
  • Compartir archivos: comparta archivos durante y fuera de los chats de vídeo/voz para la colaboración entre los miembros.

Las reuniones de vídeo grupales y las llamadas de voz se hacen fáciles con Zoom. Una vez más, hay una versión gratuita de Zoom, que será suficiente para una gran parte de equipos más pequeños. Crucialmente, las versiones pagas solo requieren que los anfitriones paguen una tarifa mensual en lugar de todos los que asisten a las reuniones. Un anfitrión es alguien que invita a los miembros del equipo a unirse a las reuniones, pero pueden unirse hasta 100 participantes y tú (o su empresa) solo necesitarás actualizar a una versión paga si las reuniones duran más de 40 minutos. Calendar es otra de las mejores aplicaciones para trabajar desde casa.

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5. Toggl

Las 6 mejores aplicaciones para trabajar desde casa

Toggl es una aplicación de seguimiento de tiempo que te muestra cuánto tiempo dedica realmente a las tareas. El software fue diseñado para trabajadores remotos desde el principio con la idea de ayudar a los trabajadores independientes a asegurarte de que estaban facturando con precisión los proyectos y cobrando por la cantidad de tiempo dedicado a los proyectos.

Si tú eres un profesional independiente remoto, esto solo hace que Toggl sea una inversión digna y sus informes también te ayudarán a cotizar con mayor precisión en proyectos futuros.

Características claves

  • Seguimiento del tiempo: ve cuánto tiempo tú (u otros) está tomando para hacer las cosas.
  • Aumente las ganancias: comprueba que está cobrando lo suficiente por el tiempo que lleva completar los proyectos.
  • Informes: ve cuán productivo es y cuán rentable es tu tiempo con los informes de Toggl.
  • Multiplataforma: las aplicaciones maravillosamente diseñadas de Toggl funcionan en casi todos los sistemas operativos y en línea para que pueda acceder a él donde lo necesites, cuando lo necesites.

Si tú eres un trabajador remoto de la empresa (es decir, no envías facturas), Toggl puede ayudarte a aumentar la productividad al identificar las tareas que llevan más tiempo del que deberían. También mejorará la planificación del proyecto al hacer un seguimiento del tiempo que las tareas individuales y colectivas realmente tardan en completarse. Del mismo modo, también podéis usarlo para rastrear la cantidad de tiempo que los problemas de productividad te están costando.

Toggle también tiene planes de equipo diseñados para empresas, a partir de $ 18/mes por usuario.

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6. Zappier

Las 6 mejores aplicaciones para trabajar desde casa

Zapier es una herramienta de automatización simple que te ahorrarás un sinfín de tiempo en tareas repetitivas. En lugar de cambiar constantemente entre diferentes aplicaciones para completar funciones básicas (por ejemplo, cargar archivos manualmente en Google Drive), puede crear Zaps para automatizar estas tareas por ti.

Esencialmente, Zapier envía datos entre aplicaciones como Gmail y Google Drive, por lo que los archivos adjuntos de correo electrónico se cargan automáticamente para acceso remoto, por ejemplo. O bien, podéis agregar automáticamente nuevas entradas de tiempo Toggl a una hoja de cálculo de Hojas de cálculo de Google para obtener hojas de tiempo precisas sin la carga de trabajo manual.

Características claves

  • Integra aplicaciones: vincula tus aplicaciones favoritas para trabajar desde casa para que puedan compartir datos, lo que te permite pasar menos tiempo cambiando entre aplicaciones.
  • Automatizar tareas: automatice tareas repetitivas entre aplicaciones.
  • Zaps: explora la biblioteca de Zapier de flujos de trabajo de automatización preconstruidos para tus aplicaciones favoritas.
  • Automatizaciones personalizadas: crea tus propias automatizaciones si no podéis encontrarlas en la biblioteca de «Zaps» de Zapier.

La automatización es la herramienta más importante para maximizar la productividad y Zapier es la introducción más fácil que obtendrás en esta tecnología crucial, pero a veces compleja. A pesar de ser increíblemente simple, es sorprendente cuánto tiempo podéis ahorrar con Zapier y también lo adictivo que es crear/descubrir nuevas automatizaciones.

[Descargar en Zapier.com]

Todo se reduce a la productividad

He estado trabajando de forma remota durante casi una década y puedo decir con seguridad que todos los beneficios asociados requieren que haga una cosa: maximizar la productividad. Una vez que hagas esto, todo comenzará a encajar y comenzarás a darte cuenta de todos los beneficios de trabajar de forma remota.

Tú hace más, se siente mejor con tu trabajo y tiene más tiempo para llamarlo tuyo. Los efectos secundarios de esto son una mayor felicidad, menos estrés y relaciones más fuertes con las personas que más te importan.

Sin embargo, esto no sucede automáticamente. Con el enfoque equivocado, el trabajo remoto puede afectar tu vida personal, aumentar el estrés y obstaculizar tus relaciones de una manera que un trabajo de oficina normal nunca haría, y lo digo también por experiencia.

Nuevamente, todo se reduce a la productividad.

Estas aplicaciones para trabajar desde casa te darán la ventaja que necesitas en términos de hacer más cosas, más rápido. Esto te permitirá desarrollar hábitos de trabajo saludables (por ejemplo, desconectarse después del trabajo) porque podéis permitírtelo, sabiendo que ya has hecho lo suficiente hoy. Como digo, maximiza la productividad y todo lo bueno de trabajar de forma remota encajará.

:)